Beim Entwurf eines neuen Dokuments sind ein Vielzahl Aspekte zu beachten, um im Endeffekt ein nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch ansprechendes Dokument zu erhalten. Einige der wichtigsten Punkte zum Dokumentendesign werden deshalb im folgenden diskutiert.
Bei der Planung eines Dokumentes spielt zunächst die Seitengröße und die passende Spaltenbreite eine Rolle. Eine gute Lesbarkeit erreicht man in etwa durch eine 60 Buchstaben breite Standardzeile. Dazu sollte ein adäquater Zeilenabstand gewählt werden, der zudem auch mit Schriftgrad und Schriftart abgestimmt ist [GK92]. Weiterhin sollte man auch das zum Druck verwendete Papier in seine Überlegungen mit einbeziehen.
Anfänger neigen oft dazu, zu viele Schriftarten, Auszeichnungen und Schriftgrade zu verwenden. Mit diesen Unterscheidungsmerkmalen sollte jedoch sparsam umgegangen werden, um dem Leser bei der Aufnahme des Textes zu unterstützen und ihn nicht zu verwirren.
Als Schriftauszeichnung reicht meist ein kursiver sowie ein halbfetter oder fetter Schnitt. Die Abstufung zwischen Überschriften, Grundschrift und der Konsultationsschrift bedarf der sorgfältigen Auswahl. Zu große Unterschiede wirken oft zu unruhig, zu kleine fallen kaum auf oder wirken wie ein Fehler oder eine Ungenauigkeit.
Unterstreichungen, Outlineschriften oder schattierte Schriften sollten ganz vermieden werden oder in Ausnahmefällen nur zur speziellen Hervorhebung dienen.
Innerhalb moderner Textverarbeitungssysteme ist der Text nur eine Folge von Absätzen. Im Gegensatz zur Strukturierung eines Textes mit einer Schreibmaschine wird der Zeilenumbruch hier automatisch mit den für den Absatz festgelegten Absatzeinstellungen wie Einzug, Schriftart und Schriftschnitt durchgeführt. Neben diesen Absatzeinstellungen sind nur wenige Strukturierungsmöglichkeiten vorgesehen. Hier seien stellvertretend Tabulatoren genannt. Eine veraltete Strukturierung mittels Leerzeichen und Zeilenbruch ist strikt zu vermeiden, da ein erneuter automatischer Umbruch in so strukturierten Textteilen zu unerwünschten Resultaten führen kann. Wird z.B. die Breite einer Zeile durch Einfügen von Leerzeichen und nicht durch Angabe der Absatzausrichtung auf Blocksatz gebracht, so macht das Einfügen eines Textstücks oberhalb dieser Zeile diese manuelle Formatierung wieder zunichte.
Der Text eines Dokuments sollte klar gegliedert sein, um den Leser nicht zu verwirren oder abzuschrecken. Deshalb sollten Absätzeanfänge durch Einzüge hervorgehoben und Überschriften herausgestellt werden.
Zu viele Gliederungsstufen sind zu vermeiden, in der Regel reichen vier Numerierungsstufen aus. Die Nummer und der Text der Überschrift als relativ separate Informationseinheiten sollten optisch deutlich voneinander abgesetzt sein. Kapitelanfänge bei größeren Dokumenten sollten durch ausreichend weißen Raum gekennzeichnet sein [GK92].
Bei der Auswahl eines bestimmten Fonts sollte bedacht werden, daß jede Schrift gewisse Adjektive widerspiegelt und somit beim Leser eine bestimmte Wirkung erzeugt. Die Schrift sollte daher so gewählt werden, daß sie der Intention des Dokumentes entspricht und nicht entgegenwirkt.
So wirkt beispielsweise die Schrift Futura eher funktional und sachlich und sollte daher vornehmlich in Fachh- und Sachbüchern sowie Geschäftsberichten oder Gutachten verwendet werden. Ein Einsatz dieser Schrift in einer Einladungs- oder Speisekarte würde beim Leser einen störenden Eindruck hinterlassen. Eine Übersicht über den Charaktere einiger Schriften und deren mögliche Einsatzbereiche liefert [GK92].